Hiánylista könyvelőirodáknak
Hiánylista, amit az ügyfeledtényleg megcsinál.
Bemásolod a hiányokat úgy, ahogy megvannak — percek alatt érthető, telefonra szabott lista lesz belőlük. Amit az ügyfél feltölt, egyenesen a QUiCK-fiókodba érkezik.
A belépéshez neked kell QUiCK-fiók: a könyvelőirodai fiók alapesetben ingyenes. Az ügyfelednek semmi — csak megnyitja a linket.
- Az ügyfélnek nem kell fiók, se alkalmazás
- A bizonylat a QUiCK-fiókodba érkezik
- ISO 27001 tanúsított QUiCK-rendszer
9:41·
B
Bereczki Könyvelőiroda
Március havi hiánylista
Már csak 3 van hátra · 1 kész
25%
Mire kell figyelned3
- 85 000 Ft utalás — „Kovács J.”
- MOL üzemanyagszámla
- Új munkavállaló — hány órás?
Kész1
- 2024. évi beszámoló aláírt változata
A hónap zárása előtt
Nem az ügyfél lusta. Csak rossz formában kapja meg.
Ahogy ma megy
- Emailben elküldöd a hiányokat, aztán vársz.
- Az ügyfél megnyitja, megijed a hosszú felsorolástól, félreteszi.
- Két nap múlva rákérdezel. Majd még egyszer.
- Zárás előtt te vadászod össze, mi maradt ki.
A Linkkel
- 01Bemásolod a hiányokat úgy, ahogy megvannak.
- 02Az ügyfél egy linket kap: a telefonján, sorba rendezve nyílik.
- 03Tételenként látja, mit kérsz, miért, és rögtön le is fényképezheti.
- 04Amit feltölt, a QUiCK-fiókodba kerül, feldolgozásra készen.
Három lépés
Bemásolod reggel, délutánra jönnek a bizonylatok.
01kb. 2 perc
Bemásolod, ahogy van
Naplósorok, bankkivonat-részlet, egy régi levél — vagy behúzol egy Excel- vagy CSV-fájlt. A Link az ügyfél nyelvén megírt, rendezett tételeket készít belőle, te pedig már csak átnézed.
02egy link
Elküldöd az ügyfélnek
A telefonján nyitja meg, belépés nélkül. Tételenként látja, mit kérsz tőle és miért fontos.
03automatikusan
Megérkeznek a dokumentumok
Amit feltölt, abba a QUiCK-fiókba kerül, ahol a számláit egyébként is feldolgozod. Nem kell utánakérdezned.
Sorrendet ad, nem sokkol
A lista sorrendbe rakja a tételeket: mi akasztja meg a zárást, hol van adókockázat, mi hozhat vissza pénzt. Az ügyfél tudja, hol kezdje, és már az első néhány tétellel érdemben előrelép.
A nehezét a QUiCK már tudja
Számlafeldolgozás, NAV-kapcsolat, dokumentumtár, párosítás: ezek évek óta működnek. A Link erre a kész háttérre épül, ezért lehet ilyen egyszerű.
Elkészítem az első listát QUiCK fiókkal, pár perc alatt.
Amit ilyenkor kérdezni szoktak
„Az ügyfelem nem digitális.”
Nem is kell annak lennie. Kap egy linket SMS-ben vagy emailben, megnyitja a telefonján, és lefényképezi, amit kérsz. Ennyi a teendője.
„Nem akarok még egy rendszert bevezetni.”
Nem kell. A Link a meglévő QUiCK-fiókodra épül: nincs külön adminisztráció, és az ügyfél oldalán sincs mit beállítani.
„Mi lesz az adatokkal?”
A feltöltött dokumentumok ugyanabba a QUiCK-fiókba érkeznek, ahol a könyvelési anyagot amúgy is kezeled — ISO 27001 szerint tanúsított környezetben. A tanúsítás nem csak a Linkre, hanem a teljes QUiCK-rendszerre vonatkozik.
Termékfilozófia
Szándékosan kicsi.
A Link egyetlen dolgot old meg: a hiányzó bizonylatok és válaszok begyűjtését az ügyféltől. Minden más a QUiCK dolga, és ott már régóta működik: a beérkező számla feldolgozása, a NAV-adatok egyeztetése, a biztonságos tárolás. Ezért nincs a Linkben se beállítás-dzsungel, se újabb rendszer, amit be kellene vezetni. Ami itt link, az a QUiCK-ben már infrastruktúra.
GYIK
Gyakran ismételt kérdések
Minden, amit a Link ma tud — a napi munkád felől nézve.
Alapok5
01Mi a lényege ennek a szolgáltatásnak?
Az, hogy a hiánypótlás ne nyaggatás legyen. Olyan embereknek küldesz kéréseket, akiknek erre nincs idejük, és a sokadik email után a kérést már szemrehányásnak érzik. A Link ezt becsomagolja: minden tételt az ügyfél nyelvén fogalmaz meg, elmondja, miért fontos, és utat mutat, hogy mivel érdemes kezdeni. A lista így segítségként érkezik, az ügyfeled pedig azt tapasztalja, hogy a könyvelője vezeti, nem számonkéri. Te közben egy helyen látod, mi jött vissza és mi maradt nyitva.
02Mi az a magic link?
Egy olyan biztonságos link, amellyel az ügyfél egyetlen kattintással megnyithatja a listáját — jelszó, regisztráció vagy telepítés nélkül. Fontos, hogy ez birtoklásalapú hozzáférés: nem személyt azonosít, hanem aki a linket megkapja, az látja az adott listát — ezért érdemes olyan csatornán küldeni, amit az ügyfeled használ (e-mail, SMS, chat). A link csak egyetlen listát nyit meg, lejárattal készül, és bármikor visszavonhatod.
03Mennyibe kerül?
A használatához QUiCK fiók szükséges, a könyvelőirodai QUiCK fiók pedig alapesetben ingyenes. A részletes kondíciókról itt olvashatsz: konyvelok.riport.app
04Kell hozzá telepíteni vagy bevezetni bármit?
Nem. A Link böngészőből működik, a QUiCK fiókoddal lépsz be, és az első listád pár percen belül elkészülhet, hogy megoszd az ügyfeleddel. Az ügyfél oldalán sincs telepítés: a linket megnyitja a telefonján, és kész.
05Mennyi idő az első lista?
A bemásolt szövegből a strukturálás jellemzően fél percen belül lefut, utána átnézed és küldöd. Reálisan az első lista 3–5 perc, a következők ennél is gyorsabbak.
Miből tudok hiánylistát csinálni6
06Milyen állományokból tudok hiánylistát készíteni?
Bármiből, ami szöveg vagy táblázat: a könyvelőprogramod rendezetlen naplósoraiból, főkönyvi kivonatból, bankkivonat-részletből, egy emailből vagy jegyzetből. Előkészíteni sem kell, a Link a nyers formát is elfogadja. Excel- (.xlsx) és CSV-fájlt is behúzhatsz a szövegmezőbe: a böngésződben olvassuk ki és szövegként illesztjük be, tehát a fájl nem töltődik fel sehova, és beküldés előtt át tudod nézni. PDF-et és képet itt nem dolgozunk fel — azok a QUiCK számlafeldolgozásába valók. A bemenet legfeljebb 60 000 karakter lehet; ha ennél több jönne, a felület jelzi, és felajánlja, hogy kisebb adagokra bontsd — nem csendben vág le belőle.
07Fel tudok tölteni egy Excelt?
Igen. Az .xlsx és .csv fájlt ráhúzhatod a szövegmezőre, vagy a „Fájl behúzása" gombbal kiválasztod. A táblázat sorai szövegként kerülnek be — több munkalapnál mindegyik, a lap nevével jelölve —, és onnantól ugyanúgy szerkesztheted, mintha bemásoltad volna. A fájl a böngésződet nem hagyja el. A régi .xls formátumot nem olvassuk: mentsd el .xlsx-ként.
08Tényleg nem kell rendeznem a sorokat?
Nem. A Link a bemásolt szöveget megtisztítja és tételekre bontja, minden tételhez típust és súlyosságot javasol. Ahol nem egyértelmű, mi hiányzik, ott kérdést készít belőle. A generált lista minden eleme ellenőrizhető és szerkeszthető, mielőtt az ügyfél megkapja — a végső szöveg mindig a tiéd.
09Mekkora szöveget bír el, és hány tétel lehet egy listán?
A bemenet legfeljebb 60 000 karakter lehet, egy listára pedig legfeljebb 100 tétel kerülhet. A gyakorlatban ennél rövidebb, időszakonként vagy témánként bontott listákat érdemes küldeni, mert az ügyfél is így viszi végig a legnagyobb eséllyel.
10Megadhatom, mire koncentráljon?
Igen, a generálás előtt írhatsz egy rövid fókuszt (például „csak a márciusi bankkivonat azonosítatlan tételei”). A Link ez alapján szűkíti és rangsorolja, mit kérdez meg az ügyféltől.
11Milyen típusú tételek kerülhetnek a listára?
Hiányzó számla, hiányzó dokumentum, azonosítatlan utalás, aláírandó nyilatkozat és sima kérdés. Mindegyik súlyosságot is kap: blokkoló, adókockázat, adómegtakarítás vagy információ, és a lista ebben a fontossági sorrendben áll össze az ügyfél előtt.
Hogyan tudja az ügyfelem, hogy én küldtem3
12Mit lát az ügyfél feladóként?
A lista alján egy strukturált bizalmi blokk áll: ki küldte a listát, milyen elérhetőségen kérdezhet vissza, meddig érvényes a link, és milyen tanúsított háttérrendszer dolgozik mögötte.
13Honnan jön a logóm?
A logó a QUiCK-profilodból érkezik: ha ott frissíted, a Link is azt használja. A Beállítások > Arculat blokkban előnézetet is látsz; logó nélkül márkás monogram jelenik meg.
14Miért fontos ez egyáltalán?
Mert az ügyfél a linket jellemzően telefonon, sokszor továbbküldött üzenetben kapja, és az első másodpercben dönt: nyugodtan megnyitja, vagy gyanakszik. Egy ismerős irodanév és elérhetőség ezt a döntést billenti a jó irányba.
Mit csinál az ügyfél7
15Mit lát az ügyfél, amikor megnyitja a linket?
Egy telefonra tervezett listát: mennyi tétel vár rá, mi a legfontosabb, és mennyi van már kész. Minden tételnél látja azt is, mi történik, ha kimarad, így a kérés súlyát nem neked kell külön elmagyaráznod. Belépnie nem kell, a megnyitás után azonnal dolgozhat.
16Hogyan válaszol egy tételre?
Négyféleképp: feltölt egy fotót vagy fájlt, ír egy szöveges választ, jelzi, hogy már elintézte máshol, vagy nyilatkozik, hogy nem foglalkozik vele (ilyenkor az általad megadott nyilatkozat-szöveget fogadja el). Ezek a lehetőségek minden tételnél elérhetők az elsődleges akció mellett.
17Mi az az adóalapnövelő nyilatkozat?
Ha az ügyfél egy tételnél a „Nem foglalkozom ezzel" lehetőséget választja, nem egyszerűen kihagyja — egy nyilatkozatot ír alá, amelyben elismeri, hogy tudomást szerez a hiányról, és vállalja a következményeit. Te ezután adóalapnövelő tételként kezelheted a bizonylatot, és többet nem kell kérned utána. A nyilatkozat szövegét te állítod be: az alapértelmezett sok irodának így is megfelel, de a Beállításokban átírod a saját irodád szövegére. Az ügyfél pontosan azt a szöveget látja, amit te megadtál — nincs rejtett apróbetű.
18Ha sok a tétel, egyesével kell végigmennie?
Nem. Több tételt kijelölhet és egyszerre kezelheti őket, például egy menetben tölthet fel hozzájuk fájlokat. Ez különösen a hónap végi hosszú listáknál gyorsít.
19Mi van, ha nem ő intézi, hanem a kollégája?
Továbbküldheti a listát annak, akinél a papír van — a másik oldalon sem kell fiók. A továbbküldés indulhat egyetlen tételtől is (arról szól az üzenet), de a link mindig a teljes listát nyitja meg, és ezt a felület a küldés előtt egyértelműen ki is írja.
20Hogyan segítek neki emlékezni rá?
A lista tetején egyetlen gombbal a saját naptárába mentheti a hiánylistát, és az emlékeztetőben ott lesz a lista linkje is. A listának magának nincs beépített határideje — ez egy emlékeztető, amit az ügyfél tesz be magának.
21Meddig él a link?
A link lejárattal készül, és bármikor visszavonhatod; lejárt vagy visszavont linknél az ügyfél egyértelmű üzenetet kap, nem hibaoldalt.
Fájlok, QUiCK, adatvédelem7
22Hova kerülnek a feltöltött dokumentumok és számlák?
Egyenesen a QUiCK fiókba, az adott céghez és tételhez rendelve: a számla a bejövő számlák közé, a dokumentum a dokumentumtárba. A Link nem tárol fájlt, a feltöltés áthalad rajta és a QUiCK-ben landol.
23Van méretkorlát vagy formátumkorlát?
A korlátokat a QUiCK érvényesíti, a szokásos formátumok (JPEG, PNG, PDF) mennek, és a felület már a kiválasztásnál azonnal jelzi, ha egy fájl túl nagy vagy nem támogatott.
24Mi van, ha az ügyfélnek nincs QUiCK fiókja?
Ilyenkor nincs további teendője. A feltöltés a te QUiCK-kapcsolatodon keresztül történik és a te fiókodba érkezik; az ügyfélnek ehhez sem fiók, sem regisztráció nem kell.
25Mennyire biztonságos a magic link?
A link listánként külön kiadott, egyedi, kitalálhatatlan tokent tartalmaz, amely csak az adott listát nyitja meg: más listához és a QUiCK fiókodhoz nem ad hozzáférést. A lejárt, visszavont és sosem létezett link kívülről megkülönböztethetetlen, így a címek nem térképezhetők fel. Ugyanakkor birtoklásalapú hozzáférésről van szó: aki a linket megkapja, az látja az adott listát. A forgalom végig titkosított, és nem csak a Link, hanem a teljes QUiCK-rendszer ISO 27001 szerint tanúsított környezetben működik.
26Ki dolgozza fel a beillesztett szöveget?
A szövegfeldolgozás a QUiCK saját, tanúsított környezetében történik. A Link maga nem küld adatot külső szolgáltatónak.
27Mi történik, ha egy bizonylat már ott van a QUiCK-ben?
A párosítás a QUiCK dolga, és ott már működik: az ügyfélnek nem kell újra feltöltenie, te pedig a listán látod, hogy a tétel lezárult.
28A NAV-adatszolgáltatásból hiányzó számlaképeket is be kell másolnom?
Nem, ezeket ne másold be a forrásszövegbe. A hiánylista megosztásánál egy kapcsolóval bekapcsolhatod, hogy az ügyfél külön blokkban lássa a NAV-adatszolgáltatásból beérkezett, de számlakép nélküli tételeket. Ez a blokk közvetlenül a QUiCK-fiókból dolgozik, ahol a hiányos számlák listája folyamatosan frissül — így a lista elkészítése után beérkező hiányok is megjelennek, nem fagy be a küldés pillanatában. A blokk csak akkor látszik, ha az adott cégnél tényleg van hiányos számla.
A napi munka a te oldaladon7
29A lista kiküldése előtt van lehetőség ellenőrzésre?
Igen. A generálás után átnézheted és szerkesztheted a tételeket, mielőtt elküldöd az ügyfélnek. Csak akkor megy ki a link, amikor te azt elindítod.
30Hogyan követem, mi jött vissza?
A vezérlőpulton egy helyen látod a listáid állapotát és haladását, kereshetsz köztük, és bármelyiket megnyithatod. A lista oldalán tételről tételre látszik, ki mit válaszolt, mit töltött fel, és mi maradt nyitva.
31Át tudom írni a kész tételeket?
Igen, minden szerkeszthető: a tétel címe, leírása, súlyossága és sorrendje, és fel is vehetsz újat. A generálás utáni piszkozatban a törölt tétel visszavonható, mentés után a törlés végleges. Billentyűparancsok is vannak a generáláshoz és a mentéshez.
32Vissza tudom vonni a megosztást?
Igen. A megosztás bármikor visszavonható, ilyenkor a kiküldött link azonnal érvénytelen lesz. Újra megosztva új link keletkezik.
33Mi történik, ha lezárok egy listát?
A lezárás végleges: a lista az archívumba kerül, és nem nyitható újra. Ez termékdöntés, nem korlát: a lezárt hónap maradjon lezárt. Ha később mégis előkerül valami, arról új lista megy ki.
34Több céget is kezelhetek?
Igen. A lista létrehozásakor a QUiCK cégválasztóból választod ki, melyik ügyfélről van szó, és a feltöltések is oda érkeznek. Egy lista mindig egy céghez tartozik.
35Látom a NAV-ból bejövő hiányos számlákat is?
Igen, és nem kell hozzá semmit bemásolnod. A megosztásnál kapcsolóval döntöd el, hogy az ügyfél lássa-e ezt a blokkot; a tartalma mindig a QUiCK friss állapotát mutatja. Te magad egy kattintással megnyitod a hiányos számlák listáját a QUiCK-ben, vagy elindítod a tömeges számlafeltöltést. A blokk csak akkor jelenik meg, ha az adott cégnél tényleg vannak hiányos számlák.
Testreszabás4
36Tudom mondani, milyen ügyfélkörrel dolgozom?
Igen. A Beállításokban megadhatod, milyen iparágakban, cégméretekben és adózási formákban mozog az irodád — például „főként KIVA-s egyéni vállalkozók" vagy „építőipari Kft-k". Ezeket a Link a generálásnál figyelembe veszi: pontosabban sorol be tételeket, és olyan szóhasználatot javasol, amely az adott ügyfélkörnek szól. Ha nem töltöd ki, az alapbeállításokkal készül — akkor is jó, csak kevésbé személyre szabott.
37Mik azok a fókusz előbeállítások?
Gyakran ismétlődő fókuszokat — például „csak banki azonosítatlan tételek" vagy „áfa-köteles bevételek hiánya" — elmentheted előbeállításként. Legközelebb egy kattintással betöltöd, nem kell újra beírnod. Maximum nyolc előbeállítás tárolható, és bármikor átírhatod vagy törölheted őket.
38Honnan tudom, milyen beállításokkal készül a lista?
A generálás gomb felett egy halk sáv mutatja, mi van érvényben: az ügyfélköröd, a fókuszod, és hogy ezek alapértelmezettek-e vagy általad testreszabottak. Ha mindent alapbeállításon hagysz, csak ennyit ír: „Alapbeállításokkal készül". Kinyitva a pontos tartalmat is látod — nincs rejtett paraméter.
39Mi történik, ha túl sok szöveget másolok be?
A Link méri a beillesztett szöveget, és ha nagy a bemenet, figyelmeztet, mert a túl hosszú bemenetből könnyen összecsúsznak vagy kimaradnak tételek. Ilyenkor felajánlja a darabolást: egy gombbal kötegekre bontja a szöveget, és külön listákat készít belőlük. Így minden tétel megmarad, az ügyfél pedig nem kap egy átláthatatlanul hosszú listát.
Amit a Link szándékosan nem csinál4
40Ez helyettesíti a könyvelőprogramomat?
Nem, és nem is akarja. A Link egyetlen dolgot csinál: a hiányzó adatok és bizonylatok begyűjtését az ügyféltől. A könyvelés a saját programodban és a QUiCK-ben marad.
41Kiküldi helyettem a linket emailben vagy SMS-ben?
Nem. A linket te küldöd, azon a csatornán, ahol az ügyfeleddel amúgy is beszélsz. Így nem landol spamben, és ismerős feladótól érkezik.
42Lehet benne chatelni az ügyféllel?
Nincs chat. Az ügyfél tételenként válaszol, és az kerül eléd: pont annyi kommunikáció, amennyi a hónap zárásához kell, végtelen levelezés nélkül.
43Miben más ez, mint egy különálló ügyfélportál?
Abban, hogy a Link mögött nem egy új, párhuzamos rendszer áll, hanem a QUiCK. Egy különálló portálnál a beküldött számla egy újabb tárhelyen landol, ahonnan még el kell jutnia a feldolgozásig. A Linknél a feltöltés célja eleve az a fiók, ahol a számlafeldolgozás, a NAV-adatokkal való egyeztetés és a dokumentumtár már működik. Nem kell új rendszert bevezetni, új jelszót nyilvántartani, és nincs második igazságforrás.
Zárjuk a hónapot
Az első listád még ma elmehet az ügyfelednek.
Elkészítem az első listát Neked QUiCK-fiók kell, az ügyfelednek semmi.